Hvordan kan jeg “ved hvem ved”?
Ingen af os kan personligt kender mere end omkring 250 mennesker, men vi ønsker vores virksomheder at være smart, lære organisationer, hvor det er nemt at finde den rigtige person til at tale med. Dette er grunden til, at mange organisationer opretter “gule sider” programmer, der aktiverer medarbejdere kan finde og kontakte andre personale med særlig ekspertise og færdigheder. Men disse systemer kan være behæftet med vanskeligheder i deres gennemførelse, og ofte ender som forældet, glorificeret intranet telefonbøger. I denne artikel, trukket fra en bedst sælgende knowledge management fieldbook af sin forfatter, identificerer ti vigtigste trin involveret i at skabe og opretholde en vellykket, medarbejder-ejede gule sider system.
Retningslinjerne nedenfor er hentet fra bogen “At lære at flyve – praktisk videnledelse fra førende og lære organisationer” (Chris Collison og Geoff Parcell), og fastsætter ti vigtigste skridt til at skabe en gule sider systemer som virkelig virker, og har den positive buy-in på sin brugersamfund – det vil sige, dens kunder.
1 opretholde en klar og særprægede vision.
Være klar over, hvad du forsøger at opnå og undgå kompromis. Pas på at blive ‘alt for alle mennesker’ – især dem i HR og IT-afdelinger! Alle vil have en bid af handlingen – ikke mister synet af den overordnede målsætning for dit system – hvilket gør det nemt at finde personer, som du ikke allerede kender.
2 stræbe for personlig ejendom og vedligeholdelse.
Oprette en proces, hvorved kun de berørte personer kan oprette og opdatere deres poster. Dette vil drive en langt dybere følelse af ejerskab på tværs af befolkningen.
3 finde en balance mellem uformelle og formelle indhold. 
Tilskynde folk til at dele ikke-arbejde oplysninger om sig selv ud over værdifulde forretningsoplysninger. Overveje at spørge til det med ‘sjove’ spørgsmål såsom: “Hvad var den første single, som du har købt?”, “Hvad er din yndlings film?” eller endda “hvad gør dig glad?”.
4 støtte fotografier, hvor det er muligt.
Intet er mere kraftfuld og personlige end et fotografi. Det taler meget om personen, rejser renteniveauet for andre og genererer personlige ejerskab af indholdet. Hvis det er muligt tilskynde folk til at omfatte en uformel fotografi. Security-pass-rabbit-in-the-headlights skud viser sjældent folk i deres bedste lys! Bedre for at have et fotografi, som siger mere om personen, og hvad der motiverer dem.
5 sikre, at dit produktdesign er fleksibel og rummelig. Erkende at forskellige folk forholde sig til skabeloner, prompter og struktur på forskellige måder. Bruge fokusgrupper til at teste udtalelse.
6 start med et kunde-vender Pilotprojekt.
Kritisk masse er alle vigtige, så start med en gruppe af mennesker, der har en naturlig skal være synlig for interne kunder. Dette kunne omfatte støttefunktioner, eksisterende netværk eller samfund, eller endda forretningsområder med nye lederskab.
7 levere gennem lokale entusiaster.
Centralt drevet push er ikke altid den bedste måde at indgå i arbejdsstyrken. Tap ind i lokale entusiaster og champions hvis muligt-de vil vide hvordan man bedst til at “sælge” konceptet lokalt.
8 brug succeshistorier som et markedsføringsredskab. Styrke nytten af mappen viden ved enhver lejlighed. Offentliggøre nogen eksempler eller succeser bredt, og tidligt, for at styrke dit projekt. Dette er en kultur ændring af projektet, og kulturændring sker én historie ad gangen!
9 fremme anvendelsen, men føringen af eksempel snarere end edikt.
Undgå mandateringsprocedurer befolkning og brug af mappen viden. Folk vil give bedre kvalitet, indhold, hvis de føler, at de er frivilligt oplysningerne. I slutningen af dag, du ikke kan nogensinde Værnepligtig viden – du kan altid kun frivillige det. Og lad os se det i øjnene, der er megen mening i at finde den ene person med ekspertise eller erfaring, at du har brug for, hvis når du ringe til dem på telefonen, de er uvillige til at tale!
10 indlejre i befolkning processer.
Ser for processen og intranet ‘kroge’, der kunne igangsætte og opretholde brugen af din viden Register (f.eks. ansættelse eller induktion af nyt personale, lanceringen af nye net, enhver henvisning på et intranetwebsted, som nævner en persons navn kan blive linket til deres personlige side.
Konklusion
Oprettelse og markedsføring en gule sider-system inde i en organisation er en meget givende projekt-benytte lejligheden med begge hænder. Du skal bruge et netværk af mestre, i samarbejde med det og HR funktioner, stædighed og nogle marketng flair. Trinene ovenfor skal hjælpe dig på din vej. God rejse!