Det er dejligt at være multi-kvalificerede… være i stand til at skrive din egen korrespondance, gøre dit bogholderi, besvare alle telefonopkald, forberede dine PowerPoint-præsentationer, organisere dine egne rejser, seminarer, afhente og sende din mail, pakke ordrer, gøre din egen marketing, gøre alle fotokopiering, ring din kunder og kundeemner. Dog kan det ikke efterlade dig med nok tid til at fokusere pÃ¥ hvad der virkelig betyder noget.
Når du først starter ud i erhvervslivet, du vil uden tvivl gør de fleste ting selv, men for at fortsætte forsøger at holde kontrol med hver opgave, der kræver gør ved håndtering af alt dig selv, vil du aldrig kunne vokse din virksomhed med succes. Du vil løbe tør for tid og også være begrænset af din egen skillset.
Det samme gælder nÃ¥r du begynder en ny administrationsrolle, du ønsker at gøre et godt indtryk og vise at du er i stand til at hÃ¥ndtere alle dine opgaver uden at bede om hjælp. Det er fint hvis du kan administrere gøre det effektivt og vedligeholde din sunde fornuft. Men hvis du har problemer og lider i stilhed, andre mennesker… dit team, kolleger og kunder vil til sidst bemærke alligevel.
Hvis du er en virksomhedsejer eller manager med et team af mennesker, vil du gÃ¥ amok forsøger at gøre alt selv uden nogle form for bistand… og at være en god leder, din rolle er at forvalte og udvikle dine medarbejdere. Sammen vil du opnÃ¥ mere… mere produktivitet og profit eller hvad er dit formÃ¥l.
NÃ¥r du har mennesker, der arbejder for dig, vil du opdage, at administrere dine folk vil tage op en masse af din tid.
Når du er på dette niveau du behøver en form for bistand, uanset om det er en virtuel assistent (personlige assistenter, der arbejder off-site i deres egen virksomhed og hvem du kan leje på som som behov grundlag (Se www.asecretary.com.au) eller hyre en person til at hjælpe dig på stedet om det er deltid eller fuldtid.
Du kan ogsÃ¥ have en egnet kandidat i dit kontor lige nu, der er klar til at træde… bare sørg for de har de færdigheder, du har brug for. Det er ingen god rekruttering inden for din organisation, medmindre personen har de brug for, medmindre du er villig til at investere ekstra tid og penge at fÃ¥ dem op i fart… og selv efter alt indsatsen, de kan stadig være uegnede.
En af mine klienter har besluttet at udnytte deres virksomheds receptionisten for at hjælpe ham med hans arbejdsbyrde, som hun havde tid til overs pÃ¥ visse dele af dagen. Denne dame var en typisk optimistisk personlighed, hvilket betød at hun var boblende, fuld af liv og fremragende ‘mennesker person’… perfekt til hendes rolle. Denne type person er generelt allergisk over for detaljer og kan være rodet… modsat af hvad min klient pÃ¥krævet.
Jeg vidste, det var ikke gonna arbejde, men han var fast besluttet på at give det en chance, da han ikke ønsker at investere i ekstrapersonale. Det tog ikke lang tid for ham at realisere han havde begået en stor fejl, og at ingen mængde af videreuddannelse vil bringe hendes færdighedsniveau til hvor han havde brug for det at være. Inden for 4 uger han hyret en uddannet personlig assistent, der var meget organiseret og let kunne udføre opgaverne.
Garys historie
Gary er salgschef af et byggefirma. Han styrer et team på 15 personer. Gary begyndte coaching med mig sidste år. Et af hans vigtigste mål var at afslutte arbejdet ved 17.30. hver dag. På tidspunkt han påbegynder arbejdet klokken 7:00 og går hjem kl. 12.30 om natten. Ikke meget sjov højre? Han havde ikke tid til sit liv. Arbejder disse timer han blev overbelastede, overvægt, utilpas og de lange timer tog deres vejafgift på hans familieliv.
Der var en række andre spørgsmÃ¥l, der pÃ¥virker Garys produktivitet… de centrale dem var hans fattige time management færdigheder, hans evne til at sige ‘Nej’ og ikke at have kompetente medarbejdere til at uddelegere til. Personale problem var direkte relateret til Gary’s time management færdigheder. NÃ¥r nye mennesker sluttede hans Institut blev de overladt til deres egne enheder uden igangværende uddannelse. Personaleomsætningen var en direkte afspejling af hans lederevner. Hans regelmæssige holdets præstationer var ikke overvÃ¥ges og de oplevet aldrig nogen videre udvikling. Med andre ord ikke Gary var en effektiv leder.
Han havde ingen dedikeret personlig assistent til at uddelegere grundlæggende administrationsopgaver til og hjælpe ham direkte med hans rolle. Gary var nødt til at kigge efter kunder og leverandører samt sit eget hold. ‘Folk’ spørgsmÃ¥l tog meget af Garys tid, derfor udvidede han sin arbejdstid til at fange pÃ¥ sin egen opgaver… hvoraf mange har været tillægges en kompetente personlig assistent.
Ved at bruge vores ugeplan til at registrere, hvor han brugte sin tid, opdagede Gary han spilde mindst 15 timer om ugen pÃ¥ administrative opgaver, der nemt kunne hÃ¥ndteres af en assistent. Garys tid var værd $200 en time og her var han spilder $3000 værd af sin tid pÃ¥ minimum pr. uge, som nemt kan uddelegeres til en personlig assistent, der ville koste hans firma $800 – $1000 om ugen.
Den skøre ting ved dette var han forhalet i ugevis om ansættelse af en støtte person. Når han så den virkelige sandhed, han hurtigt fik sin numse og tog handling.
Det sidste ord 
Hvis du vil have mere tid til at fokusere på hvad der virkelig tæller i din virksomhed/organisation, derefter overveje at give slip og finde en assistent, der har de færdigheder, du nødt til at hjælpe dig med at være det bedste du kan.
Flere oplysninger om værdien af en personlig assistent/administrativ læse støtte disse to udgaver af The organiseret tid:
Effekt af personlig assistent
Din Administrative Team – kig efter dem
Hvis du har brug for støtte pÃ¥ grundlag af “som behov’ kontakt A Clayton sekretær. De har et netværk af virtuelle assistenter, nationalt og i udlandet. Hvis du er i markedet for en personlig assistent har du mulighed for at gÃ¥ gennem den kedelige processen med gør det selv, ved hjælp af rekrutteringsvirksomheder eller kontakt Australian Institute of Office fagfolk.
Husk, hvis du vil frigøre din tid til at gøre hvad du gør bedst skal du uddelegere eller outsource resten!
Har en dejlig uge
Lorraine Pirihi